Organiser des réunions vraiment efficaces ?
C’est facile quand tout va bien, que les personnes s’entendent et qu’on a du temps. Mais ça peut-être beaucoup plus compliqué quand les contraintes sont là…
Des réunions bien organisées peuvent être un outil précieux pour les organisations et les groupes de travail, ainsi que pour les familles et les amis. Mais les réunions peuvent aussi être une perte de temps et une source d’indécision, si elles ne sont pas correctement préparées. Avec un peu de planification et de savoir-faire, vous pouvez organiser des réunions vraiment efficaces.
Conseil n°1 : Préparer l’agenda/ordre du jour
Avant de commencer une réunion, préparez un agenda ou un ODJ Ordre du Jour pour la réunion et envoyez-le à l’avance à tous les participants. Cela leur donne le temps de se préparer et de préparer des questions et des commentaires pour la réunion. Ainsi la réunion est un moment de travail et d’information complémentaire, pas un moyen de découverte pour se faire des idées.
Conseil n°2 : Fixer un horaire
De nombreuses réunions s’éternisent car il n’y a pas de fin clairement prévue. Fixez des délais pour chaque sujet et n’hésitez pas à faire une pause si nécessaire. Fixez une durée plus courte que nécessaire avec une marge de manœuvre au cas-où, cela permet de rester compact. Cela peut aider à garder la réunion sur la bonne voie et à maintenir l’attention des participants. N’hésitez pas à finir plus tôt !
Conseil n°3 : Assigner des tâches
Assignez des tâches ou des actions spécifiques aux participants pour qu’ils puissent contribuer à la réunion. Cela peut aider à maintenir la réunion sur le bon chemin et à réduire le temps de parole des participants, à leur donner une focalisation sur leur propres responsabilités. Une bonne réunion se termine par un tour de table et des actions datées pour chacun !
Conseil n°4 : Écouter attentivement
Lors de la réunion, accueillez les points de vue et les contributions des autres avec respect et écoutez attentivement. Cela peut aider à construire la confiance et à favoriser le dialogue et les échanges constructifs. Ecouter, cela veut dire prêter attention à ce qui est dit factuellement. Cela signifie aussi comprendre les oppositions, le langage non verbal et décrypter les émotions des différents intervenants.
Conseil n°5 : Faire des suivis
Après la réunion, envoyez un résumé des décisions prises et des tâches assignées à chaque participant. Cela permet de s’assurer que tous les participants sont au courant et en accord. Fixez une échéance pour chaque livrables et une date de prochaine réunion, mais seulement si c’est nécessaire.
Conseil n°6 : Documenter les décisions
Documentez les décisions prises et les tâches assignées lors de la réunion afin que tout le monde puisse les consulter ultérieurement.
Conseil n°7 : Suivre les règles
Assurez-vous que tous les participants connaissent et suivent les règles de la réunion. Cela peut aider à maintenir le respect et la courtoisie dans les échanges. Attention : chaque société a ses propres règles !
Astuce : Utilisez un outil de gestion de projet pour suivre et documenter les décisions prises lors de la réunion.
En 2 mots, c’est quoi organiser des réunions vraiment efficaces ?
Les réunions bien organisées peuvent être très bénéfiques pour les organisations et les groupes de travail, ainsi que pour les familles et les amis. Avec les bons outils et les bonnes pratiques, vous pouvez organiser des réunions vraiment efficaces.
