Il était une fois, dans le monde idyllique du recrutement, une recette bien gardée qui promet à ceux qui l’appliquent, de recruter le/la candidat(e) de leurs rêves en 30 jours seulement.
Après des années d’expérimentations, d’applications et d’itérations, digiRocks a fait de cette légende une réalité en créant un processus qui permet de recruter n’importe quel talent en 1 mois, tout en minimisant les risques de se tromper.
Vous l’avez compris, aujourd’hui nous allons vous révéler les détails de cette recette.
Sommaire :
Les 15 premiers jours : trouver la perle rare
Les 15 derniers jours : embaucher la perle rare
Après les 30 jours : suivre la perle rare
Quiz : Êtes-vous prêt(e) à recruter ?
Bonus : Recruter facilement le bon candidat sans lever le petit doigt ?
C’est possible !
Le processus de recrutement parfait en 11 étapes
Chercher votre talent
Les 15 premiers jours sont dédiés à la préparation, la planification et au déroulement des entretiens.
1. Bien définir vos critères de recrutement, vos “must have”
« Que l’on me donne six heures pour couper un arbre, j’en passerai quatre à préparer ma hache » aurait dit Abraham Lincoln ou plutôt le bûcheron qui passait dans le coin.
Quoi qu’il en soit, dès la prise de brief avec votre client ou manager, vous devez définir 3 critères obligatoires que doit avoir le/la candidat(e) idéal(e), sur lesquels vous ne pouvez pas faire d’impasse, peu importe la qualité de la candidature.
Ex. : Pour un responsable d’acquisition, gérer un budget de 10 millions d’euros sur Google Ads. Même si ce dernier a déjà géré un budget de 100k€, et qu’il vous assure que « gérer 100k c’est comme gérer 10 millions d’euros € ».
C’est comme comparer un stand de vente de cookies au marché le dimanche matin et la production de Michel & Augustin. En soi, les deux vendent des cookies, mais gérer une production totale de 100 cookies et une production de 50.000 cookies par jour, ça n’a rien à voir. Ce qu’il vous faut c’est l’expérience d’une gestion de grands budgets. Si c’est le cas, alors le/la candidat(e) pourra passer à l’étape suivante.
Ne pas définir ces critères indispensables, c’est déjà se tirer une balle dans le pied. Car :
- Vous ne pourrez pas décider en 3 secondes de donner un go/no go sur la candidature et perdrez beaucoup de temps à recevoir des candidats en entretien qui ne correspondent pas au poste
- Vous augmentez les chances de recruter « au feeling » parce que le talent est à l’aise à l’oral ou vous donne une bonne impression.
- Vous risquez d’embaucher un candidat qui ne correspond pas à vos besoins ou à ceux de votre client
- Donc de rater votre recrutement (et ça, ça fait mal, ça coûte cher)
- Et de perdre la confiance de votre n+1 ou de votre client
Le tout pour 3 critères qui peuvent être définis en 15 minutes chrono.
Avant de passer à l’étape suivante : définissez donc 3 critères indispensables qui vous permettent d’accepter ou non une candidature.
2. Planifier des créneaux dédiés aux entretiens
C’est un point stratégique pour raccourcir le processus de recrutement, pourtant peu de recruteurs le font.
Prenons un exemple.
Prenez votre agenda, et essayez de :
- Planifier deux créneaux d’une heure le mois prochain.
- Planifier deux créneaux d’une heure cette semaine.
Lesquels de ces deux points sont le plus facile à planifier ? Ceux du mois prochain sans aucuns doutes. Pour tester la résilience de votre agenda, voici un autre exercice :
Vous avez démarché un talent et il souhaite en savoir plus sur l’entreprise. Dans combien de jours avez-vous un créneau de disponible ?
Au-delà de cette semaine, vous prenez le risque que le talent parte voir ailleurs.
Pour éviter de perdre du temps et de passer à côté d’un candidat à cause d’un manque de temps, planifiez des créneaux pour les recrutements, particulièrement hors temps de travail, à 8h, entre 12h et 14h, après 18h, en fonction des horaires du secteur d’activité.
Vous ferez aussi davantage preuve de professionnalisme auprès du talent car votre réponse à la question “Quand seriez-vous vous disponible” ne sera pas “attendez je regarde mon agenda, là je peux, là je ne peux pas” et tous les allers-retours qui vont avec mais plutôt “J’ai deux créneaux disponibles cette semaine, lundi 8h ou mercredi 13h. Seriez-vous disponible à ces horaires ? »
Avant de passer à l’étape suivante : Prévoyez 2h / semaine sur votre propre planning et avec les équipes pour faire les entretiens d’embauche.
3. Rédiger une offre d’emploi aux petits oignons
L’offre d’emploi est le point de rencontre incontournable puisqu’elle est utilisée par 91% des candidats et 96% des recruteurs (étude HelloWork 2022).
C’est sur cette page que les candidats vont prendre la décision de vous rejoindre ou non. Autrement dit, c’est la page de vente du poste à pourvoir. Votre offre d’emploi doit donc prendre en compte des sections indispensables telles que :
- L’ADN de l’entreprise, ses valeurs, sa mission de vie
- Le salaire
- Des missions claires et explicites (avec des KPI à 3 mois, 6 mois)
- Pourquoi le candidat doit vous rejoindre ?
- Les avantages hors salaire (Tickets restaurants, télétravail, congés payés…)
- Les compétences attendues (must have) et bonus (nice to have)
- Un processus de recrutement clair
Bonus à mentionner sur la fiche de poste :
- Les outils mis à disposition (logiciels)
- La présentation vidéo des membres de l’équipe
- Les clients prestigieux avec qui l’entreprise travaille
- La présentation du futur manager (nom, prénom, poste, type de management)
- La présentation de la future équipe (nom, prénom, poste)
- Sections « ce poste est fait pour toi si » + arguments, « ce poste n’est pas fait pour toi si » + arguments
- Le contact du RH
Avant de passer à l’étape suivante : rédigez votre offre en tenant compte des points indispensables.
4. Objectif : Réunir 10 candidat(e)s très qualifié(e)s
L’annonce est publiée, c’est le moment de recruter ! Sourcing, social selling, réseau personnel, job boards… tous les moyens sont bons pour attirer les candidats.
Le but n’est pas de retenir le maximum de candidats possible, même si vous avez peur de ne pas trouver la bonne personne.
L’objectif est de réussir à identifier +/- 10 talents très qualifiés grâce aux 3 must-have cités précédemment.
Tips digiRocks : Juger le/la candidat(e) uniquement sur son CV est une mauvaise idée. Si vous avez un doute, privilégiez la conversation. Vous pouvez par exemple lui poser 3 questions sur les 3 must-have définis en amont. Un appel de 5 minutes pour confirmer ou infirmer une zone d’ombre est la meilleure manière de ne pas se tromper et de ne pas passer à côté d’une belle surprise.
Avant de passer à l’étape suivante : réunissez 10 candidat(e)s qualifié(e)s.
5. Répondre en moins de 24h aux candidatures
Vos premières candidatures apparaissent sur votre job board, c’est le moment de rentrer dans le vif du sujet.
Mais avant, imaginez un instant le processus qui amène à cette notification.
Celui ou celle qui sera votre future perle rare recherche un poste qui correspond à ses besoins, lis votre annonce (si bien rédigée), se renseigne sur le site de l’entreprise, sur Linkedin, Glassdoor, prend peut-être contact avec les anciens salariés pour demander leur avis, rédige sa candidature avec envie et enfin la transmet.
À cet instant, son état de motivation atteint les sommets. Il/elle se projette probablement déjà dans le poste, imagine son quotidien avec ses futurs collègues, prépare l’entretien, apprend par cœur votre produit et imagine déjà des améliorations… mais :
- Vous répondez 2 semaines plus tard
- Vous envoyez un message automatique
- Pire : les deux en même temps.
Résultat : Vous avez perdu tout l’intérêt et la motivation de cette personne, une autre entreprise se fera un plaisir de l’intégrer à son équipe.
Tout ceci pour en venir au fait que vous devez répondre rapidement aux candidat(e)s, sans quoi vous allez perdre tout leur intérêt pour le poste en plus de laisser la porte ouverte à la concurrence.
1 candidature = 1 réponse personnalisée sous 24h.
Avant de passer à l’étape suivante : Vérifiez que vous avez répondu à toutes les candidatures de manière personnalisée.
6. Planifier un pré-entretien à J+4 (après les must have)
Enchaîner rapidement les étapes du processus de recrutement est indispensable pour tenir les délais et retenir les candidats.
Plus facile à dire qu’à faire, allez-vous me dire ? Avec tous les agendas à accorder : manager, candidat(e), équipes techniques et le CEO qui n’est JAMAIS disponible…
Excuse non acceptée ! Puisque des créneaux ont déjà été planifiés avec les équipes avant même de recevoir les candidat(e)s. N’est-ce pas ?
Avant de passer à l’étape suivante : vérifiez que vous avez bien planifié les créneaux et qu’il n’y a pas eu d’urgence ou d’annulation entre-temps.
7. Donner un go/nos go après le pré-entretien (transparence totale)
Une fois les premiers entretiens d’embauche passés, vous pouvez rapidement répondre grâce aux 3 critères établis en amont. Le but ici est de :
- Donner une bonne image de l’entreprise aux candidats non retenus et conserver leur intérêt pour un futur poste, faire du bouche-à-oreille, recommander une connaissance…
- Faire avancer le processus pour les candidats sélectionnés, garder le lien et éviter de les faire partir chez la concurrence.
Évidemment, la réponse ne doit pas être automatique, mais faire l’objet d’un réel feedback.
Tips digiRocks : Si le candidat ne match absolument pas avec les besoins de l’entreprise malgré votre présélection, n’hésitez pas à donner votre réponse dès la fin de l’entretien d’embauche, avec les formes bien sûr. La démarche peut surprendre aux premiers abords et décevoir le/la candidat(e), mais après coup, avec de bonnes explications, il/elle vous remerciera de lui avoir fait gagner du temps et d’avoir été sincère plutôt que de l’avoir fait espérer pour rien.
Avant de passer à l’étape suivante : vérifiez que vous avez répondu à toutes les candidatures de manière personnalisée.
Les 15 derniers jours : embaucher la perle rare
Les 15 derniers jours sont liés à la prise de décision et au suivi de votre talent.
8. Prendre la décision de recruter auprès de votre responsable, manager, DG…
Les doutes, la volonté de ne pas se tromper, les risques financiers engagés… il y a mille et une raisons de ralentir le processus de recrutement pour emmagasiner un maximum d’informations et être certain(e) de ne pas faire d’erreurs.
Pourtant il faut prendre une décision rapidement sous peine de laisser votre talent partir vers d’autres entreprises.
Pour vous aider à décider, pensez à prendre au moins 3 références auprès du candidat. Évidemment ne demandez pas à parler au manager actuel du candidat pour éviter les situations délicates. Cette étape va permettre de creuser des points spécifiques si vous avez un doute, de valider (on invalider) votre ressenti, et dans tous les cas d’accélérer votre prise de décision.
Tips digiRocks : Pour éviter de perdre du temps inutilement, le rendez-vous avec votre responsable doit être planifié à J+15 après l’écriture des must have.
Avant de passer à l’étape suivante : vérifiez la bonne planification de ce rendez-vous et prenez votre décision.
9. Créez une lettre d’embauche en 2 heures
C’est l’une des parties du processus de recrutement la plus délaissée, et pourtant si stratégique.
Vous avez tout fait pour attirer votre talent, alors une fois l’accord oral obtenu, pourquoi prendre le risque de retarder l’embauche à cause « d’un bout de papier » ?!
Pour recruter en moins de 30 jours et ne pas laisser filer votre talent, vous devez être en mesure de créer une lettre d’embauche dans les deux heures, dans la journée au plus tard, sinon chaque heure qui passe est une occasion pour un autre recruteur de prendre votre place.
Envoyer tout de suite la lettre d’embauche au talent fait aussi la différence auprès de ce dernier et le rassure sur votre capacité d’action.
Avant de passer à l’étape suivante : Un seul mot d’ordre : mettez en place ce processus de création rapide de lettre d’embauche, vous vous remercierez.
10. Le talent est quasiment embauché (salarié, freelance…) ? Ne lâchez pas le lien
« Mon talent a signé la lettre d’embauche, je vais enfin pouvoir passer à autre chose ».
Erreur. Tant que votre candidat n’a pas terminé son préavis, ne rompez pas le lien de confiance créé par vos échanges.
Tips digiRocks : continuez d’échanger avec le candidat jusqu’à l’onboarding (phase d’intégration) du nouveau collaborateur dans l’entreprise (et même tant que la période d’essai n’est pas validée) car entre-temps, tout peut arriver.
Avant de passer à l’étape suivante : Prenez des nouvelles de vos talents. Un appel de 5 minutes, surtout lorsqu’il est désintéressé, vous fera gagner en estime.
Après les 30 jours : continuer à recruter efficacement
11. Être régulier dans vos recrutements
Maintenant que vous avez les clés pour recruter en moins de 30 jours, il va falloir tester ce processus en conditions réelles, puis l’améliorer au fil des recrutements, passer la barre des 30 jours et surtout le répéter pour chaque recrutement et en faire une norme au sein de votre entreprise.
Quiz : Êtes-vous prêt(e) à recruter ?
Malgré tous les jalons, rien ne vaut un petit quiz pour savoir si vous êtes réellement prêt(e) à recruter.
Voici les règles :
Si vous répondez « oui » aux questions, vous gagnez les points associés, si vous répondez non, vous ne gagnez rien.
Exemple : Pour la question « Avez-vous défini vos 3 must-have ? » Si vous répondez « oui », vous gagnez 5 points, si vous répondez « non », vous ne gagnez rien.
Plus vous avez de points, plus vous êtes prêt(e) à recruter en moins de 30 jours. C’est parti !
- Vous avez défini vos 3 must-have ? 5 pts
- Les créneaux dédiés aux entretiens sont déjà planifiés ? 3 pts
- Votre offre d’emploi prend en compte les sections indispensables ? 5 pts
- Vous savez exactement où et comment trouver 10 profils très qualifiés ? 5 pts
- Vous savez donner un réel feedback rapidement aux candidats interviewés ? 3 pts
- Vous savez prendre une décision rapidement malgré le manque d’informations ? 5 pts
- Vous savez créer une lettre d’embauche en moins de 2h ? 3 pts
- Vous savez comment garder le lien avec vos candidats, même pendant leur préavis ? 1 pt
Résultats :
- Au-dessus de 26 points : Avec un tel score, vous êtes prêt(e) à recruter ! Faites attention que les derniers points qui vous manquent ne viennent pas chambouler votre organisation.
- Entre 20 et 26 points : Faites encore un tour de chauffe ! Même si répondre oui à toutes les questions peut vous demander du temps et de l’organisation aujourd’hui, demain cet investissement sera largement rentable.
- En dessous de 20 points : Encore un peu de préparation et vous serez prêt(e) ! Même si répondre oui à toutes les questions vous demande dans un premier temps de l’organisation, demain cet investissement sera largement rentabilisé. Fixez-vous l’objectif d’atteindre au moins 25 points, en privilégiant les questions à 5 points.
Bonus : Recruter facilement le bon candidat sans lever le petit doigt ? C’est possible !
Grâce à notre base de +8000 talents qualifiés par notre équipe de recruteur et constamment mise à jour, digiRocks trouve votre future perle rare en moins de 30 jours !
Sources :
91% des candidats et 96% des recruteurs utilisent l’offre d’emploi : https://f.hellowork.com/helloworkplace/2022/05/HELLOWORK_LIVREBLANC.pdf
